Information zur Verarbeitung personenbezogener Daten und zum Datenschutz

1        Wer ist der Verantwortliche für die Datenverarbeitung und wie sind die Kontaktdaten?

PIKA Weihenstephan GmbH, Raiffeisenstr. 31A, 85276 Pfaffenhofen, DEUTSCHLAND 

Internet: www.pika-weihenstephan.de

Vertreten durch: Dr. Gudrun Vogeser, Geschäftsführende Gesellschafterin

2        Wie können Sie den Datenschutzbeauftragten erreichen?

Der Datenschutzbeauftragte ist unter der E-Mail: info(@)pika-weihenstephan.de erreichbar.

3        Welche Daten und für welchen Zweck verarbeiten wir Daten und auf welcher Grundlage?

3.1        Gegenstand der Erhebung und Verarbeitung können im Einzelfall folgende Daten sein:

Namen, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Faxnummer, Geburtsdatum, Bankverbindung, Identifikations- und Vertrags­inhaltsdaten, Absatzzahlen, Steuernummer, GLN, Geburtsort, Staatsange­hörigkeit, Legitimations­da­ten, Ausweisdaten) und Authentifikationsdaten (z.B. Unterschriftsprobe), Namen und Kontaktdaten der Ansprech­­­partner im Unternehmen, Auftragsdaten (z.B. Zahlungsauftrag), Daten aus der Erfüllung der vertraglichen Ver­pflich­tung (z.B. Kontrakte und Bestellungen mit Menge und Umsatz, Umsatzdaten im Zahlungsverkehr, Vertrags­nummer), Produktdaten, Werbe- und Vertriebsdaten, Doku­men­tationsdaten und Registerdaten.

Zum anderen verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Grund­bücher, Handels- und Vereinsregister, Presse, Medien, Internet) zulässigerweise gewonnen haben und verarbeiten dürfen.

3.2        Wir verwenden diese Daten für folgende Zwecke:

3.2.1        Für die Erfüllung von (vor-)vertraglichen Pflichten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO
3.2.1.1     Vor Vertragsschluss

Wir nutzen diese personenbezogenen Daten teilweise als Entscheidungskriterien für den Vertrags­schluss.

Vor Abschluss des Vertrages führen wir teilweise eine Bonitätsprüfung durch. Zu diesem Zweck über­mitteln wir personenbezogene Daten an eine Auskunftei. Neben dem Namen, Adresse und Geburtsdatum kann das auch die Bankverbindung sein. Auf Grundlage dieser Informationen erhalten wir eine Bonitätsbewertung. Grundlage dieser Bewertung kann das Zahlungsverhalten, aber auch statisti­sche Werte sein.

Die Dienste folgender Auskunfteien nehmen wir derzeit in Anspruch:

  • SCHUFA Holding AG, Kormoranweg 5, 65201 Wiesbaden;
  • infoscore Consumer Data GmbH, Rheinstraße 99, 76532 Baden-Baden;
  • Bürgel Wirtschaftsinformationen GmbH & Co. KG, Gasstraße 18, 22761 Hamburg;
  • EOS Holding GmbH, Steindamm 71, 20099 Hamburg.
  • Verband der Vereine Creditreform e.V., Hellersbergstraße 12, D-41460 Neuss
3.2.1.2     Nach Vertragsschluss

Wir nutzen die personenbezogenen Daten

  • für Zwecke der Vertragsdurchführung,
  • für Zwecke der Abrechnung inkl. Boni;
  • für Zwecke der Forderungs-/Verbindlichkeitsverwaltung,
  • für die Durchführung des elektronischen Zahlungsverkehrs,
  • für den Ausgleich von Zahlungsverpflichtungen,
  • für die Durchführung von vertraglich vereinbarten Lieferungsausführungen,
  • für die Bearbeitung von Beschwerden und Reklamationen,
  • für das Gewährleistungsmanagement,
  • im Rahmen der Produktbeobachtung im Rahmen der Produkthaftung,
  • im Interesse einer umfassenden Kundenbetreuung/ Kundenbindungsmaßnahmen,
  • im Interesse eines umfassenden Lieferantenmanagements und -bewertung z.B. im Rahmen des Qualitäts­managements,
  • zur Erfüllung von Steuerrechtlichen Anforderungen.
3.2.1.3     Sofern ein Dritter zu unseren Gunsten eine Bürgschaft übernimmt oder eine Sicherheit stellt, verarbeiten wir auch für diesen dessen Daten.

Dies erfolgt zum Zweck der Beurteilung der Werthaltigkeit der Sicherheit sowie zu deren Verwaltung und ggf. Verwertung.

3.2.2        Im Rahmen der Interessenabwägung gemäß Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO

Zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der von Dritten verarbeiten wir die personen­bezo­genen Daten ebenfalls für:

  • den Datenaustausch mit Auskunfteien zur Ermittlung der Bonität;
  • für Werbung, soweit nicht der Nutzung der Daten widersprochen wurde;
  • für die Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten;
  • für Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten;
3.2.3        Aufgrund einer Einwilligung gemäß Art. Art. 6 Abs. 1a); Art. 9 Abs. 2a) i.V.m. Art. 7 DSGVO

Die Verarbeitung personenbezogener Daten kann auch auf Grund einer Einwilligung erfolgen.

4        Wer sind die Empfänger Ihrer Daten?

4.1        Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf die Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen.

Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen genannten Zwecken Daten erhal­ten. Dies sind Unternehmen in den Kategorien IT-Dienstleistungen, Abrechnung, Logistik, Lieferanten, Kreditinsti­tute, Druckdienstleistungen, Telekommunikation, Inkasso, Beratung und Consulting sowie Vertrieb, Marketing und Anschriftenermittlung.

Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z.B. sein:

  • Wirtschaftsprüfer, Berater;
  • Rechtsanwälte (Vertragsstreitigkeiten, Inkasso);
  • Werbeagenturen;
  • Lagerhalter, Lieferpartner/Spediteure, Techniker, und sonstige Lieferanten und Dienst­leister;
  • Banken;
  • Öffentliche Stellen und Institutionen bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung.

Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die uns eine Einwilligung zur Daten­übermittlung erteilt wurde.

4.2        Sofern zutreffend teilen wir Kunden- und Absatzdaten gegebenenfalls bestimmten Industriepartnern (Hersteller/Vertreiber der von uns angebotenen Produkte) regelmäßig bzw. auf Anfrage mit, welche unserer Kunden welche ihrer Produkte in welcher Menge bezogen haben.

Übermittelt werden hierbei Kundenstammdaten (Name und Anschrift der Absatzstätte, Firma/Namen und ggf. Kontakt­daten des Betreibers, GLN, USt.-ID, ggf. Bezug zu einer Vertriebsstruktur) sowie Absatz­daten (Art und Menge der im betreffenden Zeitraum an die Absatzstätte gelieferten Produkte des jeweiligen Industriepartners). Dies erfolgt zum einen zu Zwecken der Abstimmung von Außendienst­besuchen zwischen uns und dem Industrie­partner (sofern der Kunde auch Kunde des Industriepartners ist) oder der Vermittlung von Kontakten für den Kunden mit evtl. für diesen interessanten Industrie­partnern sowie zur Erfassung, Abrechnung und Abwicklung der ggf. zwischen dem Industrie­partner und uns bzw. dem Kunden getroffenen Vereinbarungen im Zusammenhang mit dem Bezug der Produkte bzw. zur Beurteilung der Wirtschaftlichkeit der Geschäftsbeziehung. Zum anderen erfolgt dies im Interesse der Industriepartner zu Zwecken der besseren Marktbearbeitung, für Distributions­analysen, zur Vertriebs­steuerung, zur Entscheidung über Marketing-/Vertriebsmaßnahmen und ggf. Unterstützung des Kunden, zur Erstellung von Verfügbarkeitsinformationen für Endverbraucher, zur Plausibilitätsprüfung der Gesamt­­absatzmeldungen, zur Marktforschung, ggf. zur Prüfung und Abrechnung von Konditionen mit uns etc. Bei organisierten Kunden erfolgt eine solche Weitergabe auch an die jeweiligen Zentralen.

Die übermittelten Daten werden bei den Industriepartnern, ggf. zusätzlich mit weiteren diesen vorliegen­den oder allgemein verfügbaren Daten zum Unternehmen und Vertriebsstrukturen, eigen­verantwortlich verarbeitet. Teil­weise setzen diese hierbei Auftragsverarbeiter ein.

5        Findet eine Datenübermittlung an Drittstaaten statt?

Eine Übermittlung der personenbezogenen Daten außerhalb der Europäischen Union findet in begrenztem Umfang an unsere Handelspartner statt. 

6        Wie lange werden die Daten gespeichert?

Sofern das Gesetz keine Aufbewahrungsfristen vorsieht, werden die Bestandsdaten nach Vertragsende gelöscht. Sofern gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestehen, kann die Archivierung bis zu 10 Jahre dauern. Danach werden die Daten, soweit technisch machbar, endgültig gelöscht. In der Zwischenzeit werden die Daten gesperrt, sodass ein Zugriff auf diese Daten nicht mehr ohne weiteres möglich ist. Die Sperrphase beginnt am Ende des Jahres, das auf das Vertragsende folgt. Die Speicherdauer kann sich auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, beispiels­weise nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BOB) richten. Danach besteht die Speicherfrist in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen können diese auch bis zu 30 Jahre betragen.

7        Welche Rechte bestehen für Betroffene?

Betroffene haben uns gegenüber und, sofern Daten an Industriepartner und/ oder an Partner­unternehmen weiter­ge­geben wurden, folgende Rechte:

  • gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO kann eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen werden. Dies hat zur Folge, dass die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruht, für die Zukunft nicht mehr fortgeführt werden darf;
  • gemäß Art. 15 DSGVO kann Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangt werden. Insbesondere kann Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personen­bezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicher­dauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft Ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangt werden;
  • gemäß Art. 16 DSGVO kann die unverzügliche Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung der gespei­cherten personenbezogenen Daten verlangt werden;
  • gemäß Art. 17 DSGVO kann die Löschung der gespeicherten personenbezogenen Daten verlangt werden, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
  • gemäß Art. 18 DSGVO kann die Einschränkung der Verarbeitung der personenbezogenen Daten verlangt werden, soweit die Richtigkeit der Daten bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, aber deren Löschung abge­lehnt wird und die Daten nicht mehr benötigt werden, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt wurde;
  • gemäß Art. 20 DSGVO kann verlangt werden, dass Ihre personenbezogenen Daten, die von Ihnen bereitgestellt wurden, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format erhalten oder es kann die Über­mittlung an einen anderen Verantwortlichen verlangt werden und
  • gemäß Art. 77 DSGVO kann sich bei einer Aufsichtsbehörde beschwert werden. In der Regel ist wendet man sich an die Aufsichtsbehörde des üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmenssitzes. Für Bayern ist das das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 27 (Schloss) 91522 in Ansbach.

8        Welches Recht bestehen bei einer Verarbeitung aufgrund eines berechtigten Interesses?

Sofern die personenbezogenen Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO verarbeitet wird, besteht das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung der personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus einer besonderen Situation ergeben.

Wird Widerspruch eingelegt, werden die personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeitet, es sei denn, es können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachgewiesen werden, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Der Widerspruch ist an uns zu richten. Soweit eine Verarbeitung durch die Industriepartner oder den Partner­unternehmen erfolgt, ist der Widerspruch an diese zu richten.

9        Besteht eine Pflicht zur Angabe der Daten?

Im Rahmen der Geschäftsbeziehung sind nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitzustellen, die für die Begründung, Durchführung, und Beendigung der Geschäftsbeziehung erforderlich sind oder deren Erhebung gesetzlich verpflichtend ist. Es wird darauf hingewiesen, dass wir den Vertrag nicht schließen, wenn diese Daten nicht angegeben werden.

Die Angabe weiterer Daten ist freiwillig.

10     Findet eine automatisierte Entscheidungsfindung statt?

Für die Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzen wir keine automatisierte Entscheidungs­findung gemäß Art. 22 DSGVO.

11     Können die personenbezogenen Daten für andere Zwecke verwendet werden?

Personenbezogene Daten werden für den Zweck verarbeitet, für den diese erhoben wurden. Sofern gesetzlich zulässig, werden die Daten auch für andere Zwecke genutzt. Stehen im Zeitpunkt des Vertragsschlusses bereits weitere Verwendungszwecke fest, so ergibt sich das aus dem Vertrag. Sofern wir später die Daten für weitere Zwecke weiterverarbeiten wollen, werden wir die erforderlichen Informationen, insbesondere die Informationen über den Zweck und die Informationen gemäß Art. 13 Abs. 2 DSGVO, vor der Weiterverarbeitung mitteilen.

Stand September 2019